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Cadastro de Eventos

Com o objetivo de termos um acompanhamento mais próximo e verificar se o real princípio extensionista está sendo alcançado, a Divisão de Eventos e Cultura (DEC) cadastrará todos os Eventos de Extensão, gerando um número de registro e, consequentemente, certificações a todos os envolvidos.

O processo de cadastramento é o responsável pela formalização da ação extensionista.

Em relação às etapas de formalização/cadastramento, destaque-se a importância das instâncias de aprovação (Instituto – se houver – e/ou Unidade Acadêmica/Unidade Administrativa), pois a essas serão submetidos: o mérito da ação, a importância desta ação para a melhoria do curso e para o crescimento acadêmico e social dos alunos envolvidos, a relevância da ação para a população atingida e ainda as horas que a equipe técnica irá se dedicar para executar aquela ação. O processo, após aprovado nessa(s) instância(s), chega à PROEX para que a DEC verifique se está tudo de acordo com as normas e, depois disso, finalmente receber a anuência do Pró-Reitor, quando então receberá uma codificação.

Toda a tramitação é realizada por meio do Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (SIPAC) da UFRA e os procedimentos básicos são os seguintes:

 

 CADASTRO       

 

1) A proposição de Eventos para cadastramento na PROEX deve ser feita no prazo mínimo de 15 dias úteis que antecedam o Evento.

2) Os coordenadores devem elaborar um Roteiro de Evento baseado no Formulário - CADASTRO DE EVENTOS DE EXTENSÃO

3) Com o Roteiro do Evento finalizado, deve-se encaminhar à PROEX uma solicitação (memorando ou despacho, ambos apenas via SIPAC), solicitando o seu cadastramento.

4) Na Divisão de Eventos e Cultura, os Roteiros de Eventos recebidos são protocolados e analisados para emissão de parecer com fins de cadastramento. Em caso de necessidade será solicitado complementação ou alteração;

5) Cabe à Unidade responsável pelo Evento de Extensão o acompanhamento e avaliação.

 

 EMISSÃO DE CERTIFICADOS       

 

1) A PROEX só emitirá certificados e declarações de ações de extensões previamente cadastradas nessa Pró-Reitoria.

2) Os certificados serão expedidos aos inscritos que comprovem frequência mínima de 75% (setenta e cinco por cento) da carga horária definida para as atividades programadas.

3) Após a execução das atividades, os proponentes das mesmas devem enviar, via SIPAC, para a PROEX:

a. Planejamento da Ação (Plano de Curso - modelo Proex) que deverá estar presente no verso dos certificados;
b. Frequência dos Participantes (física e digitalizada);
c. Assinatura digitalizada do coordenador da ação;
d. Lista de frequência digitada no Excel com os nomes do coordenador, comissão organizadora, palestrantes, participantes (segundo modelo da PROEX). 
 

 4) Carga-horária:

a. Ações com menos de 10h serão produzidas apenas declarações;
b. Ações a partir de 10h serão produzidos certificados
 

 5) Os certificados são padronizados em modelo da PROEX:

a. Frente: Nome da ação e dos participantes;
b. Verso: programação ou conteúdo da ação.
 

 6) Quando a ação tiver apoiadores, os coordenadores devem enviar previamente as marcas que deverão constar nos certificados para a PROEX. Essa Pró-Reitoria não se responsabiliza por uso indevido de logos, brasões ou marcas de formas inapropriadas.

 7) As declaração possuem um modelo padronizado pela PROEX, contendo apenas a assinatura do Pró-Reitor de Extensão ou do Pró-Reitor Adjunto de Extensão.

 8) Declarações e certificados serão produzidas na forma digital, no formato PDF, e encaminhadas para os coordenadores das ações, a fim de que esses façam a distribuição para os demais participantes das ações.

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